Verwenden Sie eine Eigenbeleg Vorlage wie diese hier, um mit dieser Ihren eigenen Quittungsbeleg entwerfen zu können. Das Ersatzbeleg Muster steht als Microsoft Word-Datei zur Verfügung & kann nach dem Download ohne Umwege ausgefüllt werden. Unsere Mustervorlage dürfen Sie sowohl handschriftlich als auch am PC fertigstellen.

Sie haben keinen Originalbeleg mehr oder haben keinerlei Quittung bekommen? Keine Panik auf der Titanik! Machen Sie Ihre Fibu dank unserer gratis Vorlage erneut vollständig.

Nachfolgend zeigen wir Ihnen auf, wie es geht.

Eigenbeleg Vorlage exakt ausfüllen

In der Geschäftsbuchhaltung gilt die eherne Gepflogenheit „Keine Buchung ohne Beleg“. Sofern eine Originalquittung über eine Ausgabe nicht mehr aufzufinden, untauglich oder schlichtweg nicht existent ist, kann ein Eigenbeleg selbst erstellt werden. Es sollte sich dabei ausnahmslos um eine betriebliche Ausgabe handeln, damit die geschäftliche Aufwendung von den Finanzämtern auch genehmigt wird.

Wesentlich bei einem eigens ausgestellten Ersatzbeleg ist die Aufführung sämtlicher relevanten Daten über ihre Aufwendung, so wie selbige in der Regel auch auf dem originalen Rechnungsnachweis aufgelistet wären. Ihr Eigenbeleg muss daher nachzuvollziehen und von der Ausgabenhöhe her glaubhaft sein. Auf einem Eigenbeleg sind deshalb immerzu der Name und die Anschrift des Zahlenden, die Art der Aufwendung, der Ausgabenbetrag, der Grund für das Erstellen des Eigenbelegs, das Datum als auch die Unterschrift des Zahlungsempfängers anzugeben.

Hierbei sollte Ihr Eigenbeleg stets der Ausnahmefall bleiben. Zahlreiche & zu oft erstellte Eigenbelege wirken bei einer möglichen Steuerprüfung ggf. nicht glaubhaft.

Dank dem Ersatzbeleg Steuern sparen

Existiert für eine Betriebsausgabe kein Rechnungsnachweis und ist die anschließende Beschaffung der Nebenbelege oder auch einer Kopie ihrer Rechnung nicht denkbar oder zu schwierig, so darf der Selbstständiger oder sein Mitarbeiter den Eigenbeleg ausstellen. Auf diesem platziert dieser die wichtigsten Informationen zum Geschäftlichen Vorfall.

Ein Ersatzbeleg dient in ihrer Buchhaltung als Grundstock für die Buchung des Vorfalls. Kostenlose Muster und Vorlagen unterstützen das Erstellen dieser Ersatzbelege. Die Kosten müssen selbstverständlich betrieblich veranlasst sein, um als Betriebsausgaben zu gelten. Gezahlte MwSt. kann ein Unternehmensinhaber keinesfalls als Vorsteuer abziehen, für den Fall, dass dieser seinen Geschäftsvorfall lediglich mit einem Eigenbeleg nachweist. Trotzdem gilt demzufolge auch der komplette Gesamtbetrag als betriebliche Ausgabe.

Abgesehen von den Vorfällen, in denen ihr Eigenbeleg den Originalnachweis ersetzen soll, gibt es in einem Unternehmen auch Geschäftsvorfälle, bei welchen es zur Anfertigung von eigenen Belegen gar keine Alternativlösung gibt, zum Beispiel bei privaten Entnahmen und -Einzahlungen von Knete oder Sachwerten. Kostenlose Vorlagen & Muster helfen beim Ausstellen von eigenen Belegen. Ebenfalls bieten wir ein Tool für diesen Vorgang an, das genauso kostenlos bereit steht.

Eigenbelege für kleine Beträge bedenkenlos

Eigenbelege für Kleinbeträge bis zu einer Höhe von 150 EUR im Gesamten seien im Regelfall unproblematisch, heißt es beim BVBC.

Das gilt vornehmlich für Zahlungsvorgänge, die über ein Konto geführt wurden. Nämlich existiere in diesem Fall ein Kontoauszug als Fremdbeleg. Komplizierter sind Barzahlungen. Eigens erstellte Belege für Bargeldzahlungen sollte der Steuerzahler um zusätzliche Nachweise ergänzen, wenn dieser solche weiteren Nachweise hat.

Fehlt zum Beispiel eine Portoquittung, kann eine Kopie des Briefes die Ausgaben nachweisen. Manche Kleinbeträge lassen sich sowieso lediglich mittels Eigenbeleg von der Steuer absetzen. Trinkgelder anlässlich einer Bewirtung wird ein Geschäftsinhaber nicht quittiert kriegen. Hierfür brauchen Sie einen Bewirtungsbeleg.